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案例

Case

优化政府采购服务流程,提升工作效能——以减少供应商质疑为视角

  供应商的质疑情况,侧面反映了政府集中采购项目的质量。基于此,为了优化政府采购服务流程,提升采购质量,从质疑角度提出改进工作的举措。

  一、基础情况

  (一)供应商质疑数量不少。

  2018年,深圳市政府采购中心完成政府采购项目3504个,收到供应商质疑167件,项目质疑比例达到4.77%。2019年上半年,深圳市政府采购中心完成政府采购项目880个,收到供应商质疑89件,项目质疑比例10.11%,较去年同期上升4.71%。

  (二)2019年上半年质疑与去年同期相比呈现“增、降、快”特点。( 数据来源于深圳市政府采购中心2019年上半年工作总结)

  “增”:2019年上半年我中心项目数量较去年同期减少了835件,质疑数量却增加了4件;

  “降”:质疑成立或部分成立数量及占质疑总量比例分别减少了11件和12.2%,质疑转投诉数量及占质疑总量比例分别减少了13件和15.66%;

  “快”:质疑按期答复数量增加了21个,质疑按期答复比例上升了20.74%,质疑处理快速。

  (三)质疑事项多集中在“四类情形”。

  经对2019年上半年质疑数据分析,发现质疑事项类别涉及“未实质性响应”、“评委评分错误”、“投标文件响应不明、不实、不全”和“资格审查”等四类情形的数量就有78件,占到总质疑事项95件的82.11%。这四类问题既涉及招标文件编制和投标文件响应的质量,又涉及专家打分质量,如果能分别采取改进措施,质疑数量将大幅减少。

  二、问题分析

  对上述质疑的相关数据进一步比对分析,主要有以下三个方面的问题:

  (一)关于“资格审查”方面的质疑可尽量避免。

  “资格审查”标准相对于“综合实力部分”、“技术参数”等内容,其要求清晰、条件客观,比较容易判断。而2019年上半年受理的95个质疑事项中,关于“资格审查”方面的质疑就有14个,占到总量的14.74%。如果能在招标文件编制和专家打分阶段提高质量,就能减少关于“资格审查”方面的质疑。

  (二)关于“未实质性响应”要求及判定标准应尽量明确、统一。

  在2019年上半年受理的95件质疑事项中,关于“未实质性响应”、“响应不明、不实、不全”的质疑就有40件,占比42%。解决这两类质疑恰恰是工作的重点和难点。对有关具体质疑项目进行分析后发现,有的招标文件关于“实质性响应”要求与实际情况有不一致,或考虑的情形不全面;有的招标文件关于“实质性响应”要求容易引起不同理解;有些专家对评分标准有各自的理解,同类项目同样要求前后打分结果竟然不统一,使供应商难以信服;招标文件关于“未实质性响应”的标准表述较为笼统,缺乏行业特点和专业性指导,不同的专家和供应商有不同的理解。上述这些情形很容易引发供应商质疑,可以在专业性要求和工作指引方面进一步提升。

  (三)专家打分有待规范、严谨。

  专家评审时多依据《技术规格偏离表》“技术响应情况”和“偏离情况”来打分,当发现供应商响应情况“无偏离”时,大部分专家直接就打了100分。加上招标文件有的没有要求投标人提供证明材料加以证明,或者招标文件有的要求提供的证明材料不严谨,专家无法在短时间内判断出证明材料的有效性或证明程度,导致评分不准确。

  三、工作建议

  基于上述政府集中采购项目存在的问题,建议采取以下工作措施来优化政府采购管理流程,提升工作效能,从而来减少供应商提交的质疑数量:

  (一)提高供应商应标质量,把供应商及人员基本信息等“综合实力部分”归置到供应商登记、注册等前端环节,减少供应商关于“综合实力部分”的质疑。

  众所周知,编制招投标文件繁琐复杂,工程量庞大,耗时费力。随着互联网大数据的迅速发展,建议可以把招投标文件中关于供应商基本信息、相关人员身份、诸如社保证明等“综合实力部分”归置到供应商登记、注册前端环节当中,以减轻采购人、供应商、评审专家的工作压力,提升采购人、供应商招投标的质量和效能,减少供应商提交质疑的数量。而且,还可以通过提前公示手段,减少虚假材料的出现。

  (二)让评审专家回归主业对“技术部分”打分,有关供应商的主观“综合实力部分”交由采购人打分。

  评审专家评标过程费时费力,很容易出现评分错误、漏评等失误情况。为提高评标过程的公开、公正程度,建议可区分评分事项的主客观情形。即把有评分依据、评分标准的客观事项剥离出来,让采购人去打分;把没有评分依据、评分标准的主观事项交给专家评委去打分,充分发挥评委专家在各自专业领域的专业化程度,让评审专家回归主业。这样既可以减轻评委专家的工作压力,限制、规范评委专家评分的自由裁量权,又可以增强采购人的主体责任感,充分保证供应商分数的客观性和公正性,减少供应商提交质疑的数量,从而提高政府集中采购的项目质量。

  (三)强化采购人培训力度,规范招标文件编制。

  加强对采购人的培训力度,指导、提升采购人编制招标文件的能力和规范化程度,减少供应商关于“未实质性响应”、“响应不明、不实、不全”、“资格审查”和“评委评分错误”等方面的质疑数量,从而优化政府采购管理流程,提升工作效能。

  (四)涉嫌违法违纪的认定应由财政部门处理。

  根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第三十六条“投标人应当遵循公平竞争的原则,不得恶意串通,不得妨碍其他投标人的竞争行为,不得损害采购人或者其他投标人的合法权益。在评标过程中发现投标人有上述情形的,评标委员会应当认定其投标无效,并书面报告本级财政部门”和第三十七条“串通投标认定情形”的相关规定,评标委员会只能对“串通投标”行为认定,并作出投标无效的决定。但是,对于涉嫌提供虚假材料的违法违纪行为,评标委员会则无权认定投标无效。在质疑答复实际情况中,由评审专家来认定供应商是否有提供虚假材料等违法违纪行为的做法值得探讨研究,这样做是否妥当。建议供应商涉嫌提供虚假材料等违法违纪的质疑事项不应以质疑答复函的方式去处理,而是将相关线索转由财政部门作处理。


2019年第二季度政府采购项目内部监督抽查情况

  我中心对2019年第二季度组织实施的政府采购项目开展内部监督抽查,有关抽查情况如下:

  1.招标文件未使用新模板相关内容。某项目招标文件未使用新模板相关内容,如招标公告“投标人资格要求”及《政府采购投标及履约承诺函》均缺少“我公司具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件”、“参与政府采购项目投标的供应商未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单”等内容;通用商品和普通公务用车的竞价公告及竞价应答文件模板同样缺少上述内容。

  2.供应商信用信息查询做法不一。对采用“信用中国”、“中国政府采购网”、“深圳市政府采购监管网”中的一种或全部作为查询供应商信用信息渠道,各项目做法不一。

  3.招标文件澄清时间不符合规定。某项目更正和澄清时间距投标截止时间少于3天。

  4.部分档案资料信息或签署不完整。某项目《评标报告》缺少组织评标协助人签名;某项目档案中《报价得分表》、《综合得分表》内容信息缺失,《评标报告》部分关键内容信息缺失。

 深圳市政府采购中心

  2019年8月2日


2019年第一季度政府采购项目内部监督抽查情况

  我中心对2019年第一季度组织实施的政府采购项目开展内部监督抽查,有关抽查情况如下:

  1.评委未严格按照评分准则要求评分。某项目招标文件技术部分的评分准则要求“按优100分,良80分,中60分,差0分打分”,某评委未严格按照评分准则的要求评分。

  2.采购人授权书不符合实际情况。某项目招标文件论证环节,采购人代表提供的授权书授权内容与实际情况不符。

  3.部分档案资料缺失、签署不完整。某项目档案缺少《专家论证意见表》资料;某项目《专家签到表》缺少某评委的签名、某规划项目《报价得分表》缺少某评委的签名。

  4.采购人未严格按竞价规则、要求执行。某单位竞价采购项目实际有效供应商数量为1家(即参与竞价的品牌只有1个),项目应竞价失败;某单位竞价采购项目实际采购品目与申报品目不符,也非单一设备,不应采用竞价方式。另外,该项目竞价公告删除了“竞价需求明细”,未严格按照竞价公告模板发布。

  深圳市政府采购中心

  2019年5月13日


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